Gisèle Sylla

DESCRIPTION DES FONCTIONS PRINCIPALES

Tâches d’assistante administrative se définissant de la manière suivante :

1/ SECRETARIAT

–       dactylographier le courrier

–       élaborer des projets de lettres, fax, mémos, …

–       envoyer le courrier : par voie postale, télécopie, valise diplomatique, …

–       prendre et suivre les rendez-vous par téléphone et gestion de l’agenda du bureau

–       gestion du répertoire de contacts des partenaires

–       accueillir et guider les visiteurs

–       classement et archivage de documents

2/ ADMINISTRATION ET COMPTABILITE

–       administration des contrats du personnel local et des consultants nationaux

–       traitement des dossiers des consultants locaux pour toute question relative à leur contrat avec le Siège

–       préparer et assurer le suivi des documents de missions : ordres de missions, demandes de perdiems, autorisations de voyages, demandes de visas auprès des ambassades, réservations des chambres d’hôtel, billets d’avion et veiller au bon déroulement des missions

–       suivi de tout dossier administratif soumis aux différents ministères

–       assure la préparation et le suivi de l’exécution des budgets

–       gestion de la petite caisse du bureau

–       contacts et suivi des fournisseurs : demandes de prix/proformas

–       établissement des bons de commande aux fournisseurs

–       traitement des achats et biens de services pour le bureau

–       réception des facturations et élaboration/suivi des mémos relatifs aux demandes de paiement

–       saisie des données sous PeopleSoft (Atlas)

–       demande d’exonération de taxes diverses du matériel acheté : établissements des demandes, envoi et suivi

–       contacter les transitaires et assurer le suivi des documents au niveau de la douane

–       renouvellement des assurances et admissions temporaires du parc automobile

3/ RESSOURCES HUMAINES

–       mise à jour des dossiers des congés du personnel

–       application des règles et procédures

–       suivi et gestion des congés dans le système ATLAS et hors ATLAS sur les documents physiques, …

3/ LOGISTIQUE

–       organisation de séminaires/ateliers : location de salles de réunion, équipement, matériel audio-visuel, restauration, services d’hôtesses, préparation de documents, …

–       inventaire annuel des équipements

–       préparation et suivi des demandes trimestriels de proforma pour le carburant du bureau

–       suivi et maintenance des appareils bureautiques et informatiques (contrats)