DESCRIPTION DES FONCTIONS PRINCIPALES
Tâches d’assistante administrative se définissant de la manière suivante :
1/ SECRETARIAT
– dactylographier le courrier
– élaborer des projets de lettres, fax, mémos, …
– envoyer le courrier : par voie postale, télécopie, valise diplomatique, …
– prendre et suivre les rendez-vous par téléphone et gestion de l’agenda du bureau
– gestion du répertoire de contacts des partenaires
– accueillir et guider les visiteurs
– classement et archivage de documents
2/ ADMINISTRATION ET COMPTABILITE
– administration des contrats du personnel local et des consultants nationaux
– traitement des dossiers des consultants locaux pour toute question relative à leur contrat avec le Siège
– préparer et assurer le suivi des documents de missions : ordres de missions, demandes de perdiems, autorisations de voyages, demandes de visas auprès des ambassades, réservations des chambres d’hôtel, billets d’avion et veiller au bon déroulement des missions
– suivi de tout dossier administratif soumis aux différents ministères
– assure la préparation et le suivi de l’exécution des budgets
– gestion de la petite caisse du bureau
– contacts et suivi des fournisseurs : demandes de prix/proformas
– établissement des bons de commande aux fournisseurs
– traitement des achats et biens de services pour le bureau
– réception des facturations et élaboration/suivi des mémos relatifs aux demandes de paiement
– saisie des données sous PeopleSoft (Atlas)
– demande d’exonération de taxes diverses du matériel acheté : établissements des demandes, envoi et suivi
– contacter les transitaires et assurer le suivi des documents au niveau de la douane
– renouvellement des assurances et admissions temporaires du parc automobile
3/ RESSOURCES HUMAINES
– mise à jour des dossiers des congés du personnel
– application des règles et procédures
– suivi et gestion des congés dans le système ATLAS et hors ATLAS sur les documents physiques, …
3/ LOGISTIQUE
– organisation de séminaires/ateliers : location de salles de réunion, équipement, matériel audio-visuel, restauration, services d’hôtesses, préparation de documents, …
– inventaire annuel des équipements
– préparation et suivi des demandes trimestriels de proforma pour le carburant du bureau
– suivi et maintenance des appareils bureautiques et informatiques (contrats)
Etudes
- 2002
BTS de Secrétariat à Dakar
Expérience
- juillet 2011 – février 2012
Centre Régional du PNUD à Assistante administrative
Pour contacter ce candidat Cliquez ici giselesylla@yahoo.com